Sam, das Tool

Vorab etwas zur Applikation, die in diesem Beitrag als Beispiel dient. «sam» ist ein Akronym, es steht für Steuerung, Analyse, Management. Das Fallkoordinierungstool unterstützt jegliche Varianten von Betreuungsprozessen, indem es eine kontinuierliche Fallarbeit vereinfacht und optimiert. Das digitale Instrument bietet eine benutzerfreundliche Plattform mit umfassenden Funktionen zur Erfassung, Verwaltung und Analyse von Fallinformationen und eignet sich beispielsweise für Case Management-Prozesse. 

Durch den optionalen Einsatz des webbasierten Medizinprodukts stayok in Kombination mit sam kann zu Fallbeginn eine wissenschaftliche Aussage zur Schwere eines Falles gemacht werden. Die Kapazitäten der evidenzbasierten Software stayok können genutzt werden, um den quantitativen Zugang zu finden, damit die Fall-Arbeit messbar, vergleichbar und folglich bewertbar gemacht werden kann.

Implementieren heisst auch Adaptieren

Ein erfolgreiches IT-Rollout bedingt eine gute Planung des Projekts; das Bewusstsein, dass es eine wichtige Veränderung im Tagesgeschäft des Teams geben wird, die allenfalls auf Ablehnung oder Ängste stossen kann. Eine enge Begleitung, gerade in der Anfangsphase, kann hier viele Unannehmlichkeiten abfangen, wenn empathisch und offen kommuniziert wird, wie der Change stattfindet und was die Absichten und Ziele sind. Wichtig ist, sich bewusst zu machen, dass die Personen, die den Implementierungsprozess durchführen, nicht dieselben sind, die dann tatsächlich mit dem Tool operativ arbeiten. Diese Sensibilisierung ist unabdingbar, um bereits im Vorfeld darauf vorbereitet zu sein, dass sich möglicherweise Differenzen zwischen der theoretischen Vorstellung von Prozessen und der Praxis im Arbeitsalltag präsentieren. 

Bei der Implementierung einer Software in einem Unternehmen werden die Entscheidungsträger und leitende Personen involviert; bestenfalls wird zusätzlich jemand aus dem operativen Team hinzugezogen. Für einen erfolgreichen Prozess ist das Software-Testing absolut entscheidend. Je mehr getestet wird, desto besser sind alle darauf vorbereitet, wenn das Tool live geht. Sich zu fragen, wie realitätsgetreu tatsächlich getestet wird, ist entscheidend. Testen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Inbetriebnahme der Applikation reibungslos verläuft, sodass die Mitarbeitenden nicht unnötigem Stress ausgesetzt werden und die Implementierung zielorientiert und wirtschaftlich vonstattengeht.

Change Management: Die wichtigsten Elemente

Ein gutes Change Management zeichnet sich durch verschiedene Schlüsselelemente aus, die dafür sorgen, dass Veränderungen in einem Unternehmen erfolgreich und nachhaltig umgesetzt werden können. Durch eine strukturierte und durchdachte Vorgehensweise hat ein Unternehmen die Möglichkeit, Veränderungen effektiv zu gestalten und die Akzeptanz der beteiligten Personen zu sichern:

• Klare Vision und Zielsetzung
• Führung und Engagement
• Einbeziehung der Mitarbeitenden
• Kommunikation
• Schulung und Weiterbildung
• Unterstützung bei der Umsetzung
• Widerstand managen
• Nachhaltigkeit und Erfolgskontrolle
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Schulung und Einführung

Unser Vorgehen, um eine Applikation in einem Unternehmen zu implementieren, sieht folgendermassen aus: Wir schulen Super User und begleiten sie durch den Prozess. 

Diese erhalten ein Handbuch und können jederzeit auf unsere Projekt-Verantwortlichen zugehen, sollten sie Fragen und Probleme haben. Wenn es darum geht, dem Team – nach dem Testing – das erfolgreich implementierte Tool vorzustellen und zu erklären, machen wir das am liebsten persönlich. Für diese Phase hilft es, gemeinsam in einem Raum zu sein und das digitale Neuland vor Ort zusammen zu betreten; dabei gewährleisten wir selbstverständlich die Schulungsunterlagen. Üblicherweise an einem oder zwei Halbtagen können Teams erfolgreich in den Umgang mit einer Applikation eingeführt werden. 

Im Fall der Implementierung von sam macht diese Phase – neben der grundsätzlichen Herausforderung des Neuen – auch viel Spass; schnell stellen sich Erfolgserlebnisse ein, da es sich um ein benutzerfreundliches und intuitives Tool handelt. Generell kann heutzutage bei neuen Applikationen von diesen Qualitäten ausgegangen werden, diesbezügliche Hürden gehören der Vergangenheit an. Wichtig ist, dass das Team innerhalb der Testing-Phase Zeit erhält, wo mit Testdaten statt scharfen Daten geübt werden kann, um Sicherheit zu gewinnen und im Handling bereits erfahren zu sein, wenn der Change offiziell eingeläutet wird.

PREP: Das digitale Einmalseins des Testing

Das PREP-Modell bietet einen strukturierten Ansatz, um Softwaretests effektiv und systematisch durchzuführen und sicherzustellen, dass alle relevanten Schritte berücksichtigt werden. PREP steht für «Prepare, Run, Evaluate, and Post-process», was die Schritte im Testzyklus beschreibt:

1. Prepare (Vorbereitung): In dieser Phase werden alle notwendigen Ressourcen für den Test vorbereitet, wie Testdaten, Testumgebung, Testskripte und -tools. Es wird sichergestellt, dass alles vorhanden ist, was für die Durchführung des Tests benötigt wird.
2. Run (Durchführung): Der Test wird in dieser Phase tatsächlich ausgeführt. Dabei werden die definierten Testszenarien auf die Software angewendet, und es wird überprüft, ob das System wie erwartet funktioniert.
3. Evaluate (Auswertung): Nachdem der Test durchgeführt wurde, werden die Ergebnisse analysiert. Es wird überprüft, ob die Software die erwarteten Ergebnisse liefert und ob es zu Fehlern oder Problemen gekommen ist.
4. Post-process (Nachbearbeitung): Nach der Auswertung erfolgt die Nachbearbeitung, bei der etwaige Probleme dokumentiert und Lösungen erarbeitet werden. Diese Phase beinhaltet auch die Berichterstattung der Ergebnisse an die relevanten Stakeholder und gegebenenfalls die Durchführung von Korrekturmassnahmen.

IT-Sicherheit und Daten-Migration: Höchste Standards, praktische Lösungen 

Bei der Implementierung eines Tools wie sam in der IT-Umgebung einer Firma stehen verschiedene technische Fragen im Raum. Ein sehr zentraler Punkt, der unseren Kunden im Vorfeld gerne Kopfzerbrechen macht, ist die Migration ihrer vorhandenen Daten. Durch die in sam eigebaute Migrationskomponente ist eine Anbindung des eigenen Systems an das Tool eine gängige Option. Konkret kann beispielsweise eine Excel-Tabelle mit Falldaten aus dem alten System ins neue System eingespeist werden, sodass eine saubere und komplette Übernahme gewährleistet wird. Beliebige Schnittstellen zum Kernsystem sind möglich, am prominentesten zu nennen sind Klienten-Stammdaten aus dem bestehenden Kernsystem, sodass der Import nicht manuell erfolgen muss. Vergleichbare moderne Applikationen müssen dergestalt kompatibel sein, um attraktiv und konkurrenzfähig zu sein.

Ein weiteres grosses Thema ist die IT-Sicherheit. Auch hier muss das Projektteam eines IT-Rollouts höchste Qualität und Zuverlässigkeit garantieren können.Security at rest (Verschlüsselung von Festplatten und Datenbanken) wird erfüllt und die Verbindung von der Applikation zur Firma des Kunden selbst findet ebenfalls über einen verschlüsselten Kanal statt. Wo es wie bei sam Falldokumentationsdaten über Klientinnen und Klienten oder Mitarbeitende gibt, müssen der Implementierungsprozess genauso wie das Tool selbst den höchsten IT-Sicherheitsanforderungen entsprechen.

Unternehmen, die eine Lizenz für sam erwerben, haben die Möglichkeit zur Anpassung an spezifische Bedürfnisse. Während das grundlegende Framework des Tools beibehalten wird, gibt es innerhalb dieses Rahmens gewisse Anpassungsmöglichkeiten. Kundenspezifische Komponenten können integriert und individuelle Felder für einzelne Mandanten programmiert werden. Die Implementierungsdauer – vom Kick-off bis zum Go-Live – beträgt in der Regel etwa sechs Monate, sofern keine umfangreichen Sonderanforderungen gestellt werden.