Con il nostro portale per gli ordini, stiamo passando a un processo digitale per la registrazione degli ordini. Potrete utilizzare questo portale per registrare gli ordini relativi ai nostri servizi.

No. Il portale di prenotazione planET verrà sì integrato tecnicamente nel nuovo portale di ordinazione, ma gli utenti registrati su planET continueranno ad avere accesso a planET con le stesse funzionalità di prima.

Tutte le persone che desiderano richiedere un servizio (ad es. una visita di idoneità) presso la nostra struttura devono disporre di un account di accesso al portale per le richieste. Ciò riguarda, ad esempio, i superiori o i responsabili delle risorse umane.

Potete indicarci una persona della vostra azienda a cui consentire l'accesso al portale ordini. Le invieremo un link di registrazione per registrarsi sul portale e creare un account. A quel punto potrà effettuare l'accesso. Se necessario, i committenti possono invitare altre persone al portale ordini.

No. I collaboratori ricevono un link token per ogni ordine e non hanno bisogno di un proprio account di accesso.

Utilizza la funzione «Hai dimenticato la password?» nella pagina di accesso.

Il Token-Link consente l'accesso sicuro a un unico ordine per integrare dati e documenti.

Per garantire che durante il processo di ordinazione vengano raccolti i dati necessari per il servizio richiesto, abbiamo implementato una procedura di richiesta in due fasi specifica per ogni articolo.

Nella prima fase del processo, il committente ordina il servizio desiderato e inserisce i dati anagrafici e di contatto, oltre ad altre informazioni rilevanti per l'ordine..
Nella seconda fase, l'interessato integra ulteriori informazioni rilevanti e carica i documenti necessari.

Solo quando entrambe le fasi sono state completate, l'ordine è considerato concluso e viene evaso dal nostro personale medico specializzato. In questo modo garantiamo che, una volta inviati tutti i dati e i documenti necessari, l'elaborazione avvenga il più rapidamente possibile e che le decisioni e i riscontri possano essere forniti tempestivamente.

Sì, il numero di persone autorizzate a registrare gli ordini non è limitato. Questo diritto può essere trasferito all'interno dell'azienda ai committenti esistenti con pochi clic. 

Durante la procedura di ordinazione non è possibile salvare lo stato intermedio; tuttavia, il cliente può salvarlo temporaneamente al momento della compilazione, qualora non fossero ancora disponibili tutti i documenti necessari. 

Il portale per gli ordini indica, per ogni servizio, quali documenti sono necessari.

I documenti possono essere caricati in formato PDF (in futuro anche in formato PNG).

Gli interessati possono caricare in qualsiasi momento i documenti mancanti durante la procedura di ordinazione tramite il link del token (non dimenticare di salvarli temporaneamente). Una volta completato l'ordine, non sarà più possibile caricare documenti sul portale.

Per ogni ordine è possibile inserire i dati di un interessato. Se desidera ordinare lo stesso servizio per più persone, ha la possibilità – purché sia autorizzato al caricamento in massa – di inserire più ordini contemporaneamente tramite caricamento Excel.

Sì. Il portale per gli ordini invia e-mail e promemoria automatici.

No. Non è necessario disporre di una propria firma digitale.
Per la firma, nella data room HMS vi verrà fornita la firma appropriata. A seconda del tipo di documento, verrà utilizzata una firma elettronica semplice (EES) o una firma elettronica qualificata (QES).

Nel processo di ordinazione digitale non è previsto l'invio fisico di documenti.
Se non desiderate inviare i documenti in formato digitale, ciò è possibile solo tramite la procedura di ordinazione manuale a pagamento, che deve essere approvata dall'azienda a livello superiore.

Qui va indicata la persona che possiamo contattare in caso di domande relative all'ordine, ad esempio la persona responsabile. Questa persona riceverà inoltre automaticamente copia delle e-mail di promemoria e potrà così verificare a che punto si trova attualmente l'ordine. Tuttavia, per motivi di protezione dei dati, queste e-mail non contengono alcun identificativo personale né consentono l'accesso ai dati della persona interessata. 

Anche senza essere iscritti a HIN è possibile aprire in tutta sicurezza un’e-mail HIN. A tal fine, clicchi su «Leggi messaggio crittografato» nell’e-mail ricevuta. Alla prima apertura le verrà richiesto di effettuare un’autenticazione una tantum.
 

Proceda come segue:

• Apra l’e-mail ricevuta e clicchi su «Leggi messaggio crittografato».
• Selezionate la lingua desiderata.
• Inserite il vostro numero di cellulare e cliccate su «Invia».
• Riceverete un codice di conferma via SMS.
• Inserite il codice ricevuto via SMS nell’apposito campo e confermate l’inserimento.

A questo punto il messaggio crittografato verrà aperto.

Facoltativamente, potete far memorizzare il dispositivo utilizzato per le future e-mail HIN. In questo modo, la prossima volta che aprirà un messaggio su questo dispositivo, di norma non sarà necessaria una nuova conferma via SMS.

Trova una guida passo passo anche nel video esplicativo di HIN: https://www.youtube.com/watch?v=Jpp9LJEftU0

Se non riceve il codice via SMS, verifichi che il numero di cellulare sia stato inserito correttamente e richieda nuovamente il codice.

Se l'appuntamento viene fissato con breve preavviso, ossia meno di 48 ore prima della visita, non viene più inviato alcun link di accesso al portale degli ordini. In questo caso, riceverà i documenti necessari via e-mail oppure direttamente il giorno della visita, così da poterli compilare. Non è necessario fare altro. Se prima dell'appuntamento dovessero essere necessari ulteriori documenti, la contatteremo direttamente.

Sì, può scaricare il nostro modulu generico per i 30 giorni di inabilità al lavoro.

Per tutti i servizi che richiedono una visita o una consulenza/valutazione personale da parte nostra, è necessario fissare un appuntamento.

Se necessario, la prenotazione dell'appuntamento viene visualizzata nella procedura e può essere effettuata direttamente. Se non disponete dell'autorizzazione per planET, provvederemo noi a prenotare l'appuntamento per voi.

La procedura per modificare o cancellare un appuntamento rimane invariata: insieme alla conferma dell'appuntamento riceverete un link di accesso all'appuntamento e potrete modificarlo, a condizione che lo abbiate prenotato voi stessi.

Vi preghiamo di comunicarci per telefono o via e-mail il prima possibile qualora non possiate presentarvi a un appuntamento concordato. Gli appuntamenti possono essere annullati o spostati gratuitamente nei giorni feriali durante l'orario d'ufficio fino a 24 ore prima dell'appuntamento. Gli appuntamenti annullati o spostati con meno di 24 ore di preavviso saranno addebitati. Non è possibile prendere in considerazione cancellazioni o rinvii effettuati nei fine settimana e nei giorni festivi.

Il portale per gli ordini Lucy è solo un modulo di inserimento dati, ma al suo interno non vengono memorizzati dati.

In linea di principio, conserviamo e trattiamo i vostri dati personali in Svizzera. Tuttavia, in determinati casi (ad esempio quando ci avvaliamo di determinati fornitori di servizi), i vostri dati personali potrebbero essere trasmessi agli Stati membri dell'UE/SEE e dell'AELS, che sono soggetti alle stesse norme in materia di protezione dei dati. Per ulteriori informazioni sul trattamento dei vostri dati personali da parte di HMS, potete consultare l'informativa generale sulla privacy di HMS. 

Fatti salvi gli obblighi di legge (ad es. i termini di conservazione previsti dalla legge) o i nostri interessi prevalenti, conserviamo i Suoi dati personali solo per il tempo necessario in base alla finalità del trattamento in questione, in particolare per l’esecuzione di visite e consulenze in materia di medicina del lavoro, aziendale e della circolazione. Poiché disponiamo dei Suoi dati personali in virtù del rapporto contrattuale con il Suo datore di lavoro, conserviamo i Suoi dati personali almeno per tutta la durata del rapporto contrattuale e per il periodo di prescrizione di eventuali diritti o per l'adempimento di obblighi contrattuali di conservazione (di norma per almeno 20 anni). Non appena i Suoi dati personali non sono più necessari e gli obblighi di conservazione previsti dalla legge e i termini di prescrizione sono scaduti, essi vengono, in linea di principio e per quanto possibile, cancellati, resi anonimi o almeno messi in stato passivo.

L'accesso è basato sui ruoli. In qualità di interessato, potete visualizzare le informazioni da voi inserite e i documenti che avete caricato. I committenti non hanno accesso a tali informazioni e documenti.

Lucy è un'applicazione web e può essere utilizzata senza bisogno di installarla localmente. Per accedervi sono sufficienti un dispositivo connesso a Internet e un browser web aggiornato.

Sì, Lucy può essere utilizzata anche su dispositivi mobili. L'applicazione è stata progettata in modo tale che, in particolare, la visualizzazione e l'inserimento dei dati siano facilmente gestibili anche su smartphone e tablet. Per la compilazione dei documenti si consiglia di utilizzare un computer desktop.

Potete contattare support.lucy@hmsag.ch: vi preghiamo di fornire una breve descrizione dell'errore e, se possibile, uno screenshot.

No. Lucy e planET sono due sistemi indipendenti l'uno dall'altro con sessioni separate. Per questo motivo può capitare che si continui a lavorare attivamente in planET, mentre in Lucy, per motivi di sicurezza, si venga disconnessi automaticamente dopo 10 minuti di inattività.