L’outil sam

Tout d'abord, un mot sur l'application qui sert d'exemple dans cet article. « sam » est un acronyme qui signifie “contrôle, analyse et gestion (en allemand Steuerung, Analyse, Management)”. L'outil de coordination des cas soutient toutes les variantes de processus de prise en charge en simplifiant et en optimisant un travail continu sur les cas. L'instrument numérique offre une plateforme conviviale avec des fonctions complètes pour la saisie, la gestion et l'analyse des informations sur les cas et convient par exemple aux processus de gestion des cas. 

Grâce à l'utilisation optionnelle du produit médical stayok basé sur le web en combinaison avec sam, une déclaration scientifique sur la gravité d'un cas peut être faite au début du cas. Les capacités du logiciel stayok basé sur les preuves peuvent être utilisées pour trouver l'accès quantitatif afin de rendre le travail sur les cas mesurable, comparable et par conséquent évaluable.

Mettre en œuvre signifie aussi adapter

Pour réussir un déploiement informatique, il faut bien planifier le projet ; être conscient qu'il y aura un changement important dans les activités quotidiennes de l'équipe, qui pourra éventuellement se heurter à des refus ou à des craintes. Un accompagnement étroit, surtout dans la phase initiale, peut ici parer à bien des désagréments, à condition de communiquer avec empathie et franchise sur la manière dont le changement se déroule et sur les intentions et les objectifs. Il est important de prendre conscience que les personnes qui mènent le processus de mise en œuvre ne sont pas les mêmes que celles qui travaillent ensuite réellement avec l'outil de manière opérationnelle. Cette sensibilisation est indispensable pour être préparé à l'avance à l'apparition éventuelle de différences entre la représentation théorique des processus et la pratique dans le travail quotidien.

Lors de l'implémentation d'un logiciel dans une entreprise, les décideurs et les personnes dirigeantes sont impliqués ; dans le meilleur des cas, on fait également appel à quelqu'un de l'équipe opérationnelle. Le test du logiciel est absolument crucial pour la réussite du processus. Plus les tests sont nombreux, mieux tout le monde sera préparé à la mise en service de l'outil. Il est essentiel de se demander dans quelle mesure les tests sont réellement effectués dans la réalité. Les tests augmentent la probabilité que la mise en service de l'application se déroule sans problème, de sorte que les collaborateur·trices ne soient pas soumis·es à un stress inutile et que l'implémentation se déroule de manière ciblée et économique.

Gestion du changement : les principaux éléments

Une bonne gestion du changement se caractérise par différents éléments clés qui garantissent la mise en œuvre réussie et durable des changements dans une entreprise. Grâce à une approche structurée et réfléchie, une entreprise a la possibilité de gérer efficacement les changements et de s'assurer de l'acceptation des personnes impliquées :

• Une vision et des objectifs clairs
• Leadership et engagement
• Implication des collaborateur·trices
• Communication
• Formation et perfectionnement
• Soutien à la mise en œuvre
• Gérer la résistance
• Durabilité et contrôle des résultats
• Flexibilité et adaptabilité

Formation et introduction

Notre procédure pour mettre en place une application dans une entreprise est la suivante : Nous formons les super utilisateurs et les accompagnons tout au long du processus.

Ils reçoivent un manuel et peuvent à tout moment s'adresser à nos responsables de projet s'ils ont des questions ou des problèmes. Lorsqu'il s'agit de présenter et d'expliquer à l'équipe - après les tests - l'outil mis en œuvre avec succès, nous préférons le faire personnellement. Pour cette phase, il est utile d'être ensemble dans une pièce et d'aborder ensemble le nouveau territoire numérique sur place ; nous garantissons bien entendu les documents de formation. En général, une ou deux demi-journées suffisent pour initier avec succès les équipes à l'utilisation d'une application. 

Dans le cas de la mise en œuvre de sam, outre le défi fondamental de la nouveauté, cette phase est également très amusante ; le sentiment de réussite s'installe rapidement, car il s'agit d'un outil convivial et intuitif. De nos jours, on peut généralement partir de ces qualités pour les nouvelles applications, les obstacles à cet égard appartiennent au passé. Il est important que l'équipe dispose de temps pendant la phase de test pour s'exercer avec des données de test plutôt qu'avec des données réelles, afin de gagner en assurance et d'être déjà expérimentée dans le maniement lorsque le changement est officiellement lancé.

PREP : l'unicité numérique du testing

Le modèle PREP offre une approche structurée pour réaliser des tests logiciels de manière efficace et systématique et pour s'assurer que toutes les étapes pertinentes sont prises en compte. PREP signifie « Prepare, Run, Evaluate, and Post-process », ce qui décrit les étapes du cycle de test :

1. prepare (préparation) : Cette phase consiste à préparer toutes les ressources nécessaires pour le test, comme les données de test, l'environnement de test, les scripts et les outils de test. On s'assure que tout ce qui est nécessaire à l'exécution du test est disponible.
2. run (exécution) : Le test est effectivement exécuté au cours de cette phase. Les scénarios de test définis sont appliqués au logiciel et l'on vérifie que le système fonctionne comme prévu.
3. evaluate évaluation) : Une fois le test réalisé, les résultats sont analysés. On vérifie si le logiciel fournit les résultats attendus et s'il y a eu des erreurs ou des problèmes.
4. post-process (post-traitement) : Après l'évaluation, on procède au post-processus, au cours duquel les éventuels problèmes sont documentés et des solutions sont élaborées. Cette phase comprend également le rapport des résultats aux parties prenantes concernées et, le cas échéant, la mise en œuvre de mesures correctives.

Sécurité informatique et migration des données : les normes les plus élevées, des solutions pratiques 

Lors de l'implémentation d'un outil comme sam dans l'environnement informatique d'une entreprise, plusieurs questions techniques se posent. L'une des principales préoccupations de nos clients est la migration de leurs données existantes. Grâce au composant de migration intégré dans sam, la connexion de son propre système à l'outil est une option courante. Concrètement, il est par exemple possible de transférer un tableau Excel contenant des données de cas de l'ancien système vers le nouveau, ce qui garantit un transfert propre et complet. Toutes les interfaces avec le système central sont possibles, la plus importante étant les données de base des clients provenant du système central existant, de sorte que l'importation ne doit pas être effectuée manuellement. Les applications modernes comparables doivent être compatibles de cette manière pour être attractives et compétitives.

La sécurité informatique est un autre sujet important. Ici aussi, l'équipe de projet d'un déploiement informatique doit pouvoir garantir une qualité et une fiabilité maximales. Security at rest (cryptage des disques durs et des bases de données) est respecté et la connexion de l'application à l'entreprise du client lui-même se fait également via un canal crypté. Lorsque, comme chez sam, il existe des données de documentation de cas concernant les clients ou les collaborateur·trices, le processus de mise en œuvre doit, tout comme l'outil lui-même, répondre aux exigences les plus élevées en matière de sécurité informatique.

Les entreprises qui achètent une licence pour sam ont la possibilité de l'adapter à des besoins spécifiques. Tout en conservant le cadre de base de l'outil, certaines possibilités de personnalisation sont offertes à l'intérieur de ce cadre. Il est possible d'intégrer des composants spécifiques aux clients et de programmer des champs individuels pour certains mandants. La durée de la mise en œuvre - du lancement à la mise en service - est généralement d'environ six mois, à moins que des exigences spéciales importantes ne soient posées.