Lucy – das digitale Bestellportal von HMS

Mit unserem Bestellportal, stellen wir die Auftragserfassung auf einen digitalen Prozess um. Sie können unsere Dienstleistungen darüber bestellen.

Nein. Das Buchungsportal planET wird zwar technisch ins neue Bestellportal integriert. PlanET-Anmeldende werden jedoch weiterhin einen Zugang zu planET erhalten - mit den bisherhigen Funktionen.

Alle Personen, die eine Dienstleistung (z.B. eine Tauglichkeitsuntersuchung) bei uns bestellen möchten, benötigen ein Login zum Bestellportal. Dies betrifft zum Beispiel Vorgesetzte oder HR-Fachpersonen.

Sie können uns für den Zugang zum Bestellportal eine Person aus Ihrem Unternehmen nennen. Diese erhält von uns einen Registrierungslink, um sich im Portal zu registrieren und ein Login einzurichten. Danach kann sie sich anmelden. Auftraggebende können bei Bedarf weitere Personen zum Bestellportal einladen.

Nein. Der Registrierungslink zur Einrichtung eines Logins für das Bestellportal ist 30 Tage gültig. Danach läuft er automatisch ab.

Wenn Sie weitere Personen zum Bestellportal einladen, achten Sie bitte darauf, dass diese ihr Login innerhalb von 30 Tagen einrichten können.

Verwenden Sie die Funktion «Passwort vergessen?» auf der Login-Seite.

Nein. Mitarbeitende erhalten für die jeweilige Bestellung einen Token-Link und benötigen kein eigenes Login.

Der Token-Link ermöglicht den sicheren Zugriff auf genau eine Bestellung, um Angaben und Unterlagen zu ergänzen.

Um sicherzustellen, dass im Bestellprozess jene Daten erfasst werden, die für die jeweilige Leistung erforderlich sind, haben wir eine artikelspezifische, zweistufige Abfrage aufgebaut.

Im ersten Prozessschritt wählt die auftraggebende Person die gewünschte Leistung aus und erfasst anschliessend die Stamm- und Kontaktdaten sowie weitere bestellrelevante Angaben.
Im zweiten Prozessschritt ergänzt die betroffene Person zusätzliche relevante Informationen und lädt die benötigten Unterlagen hoch.

Erst wenn beide Schritte vollständig abgeschlossen sind, gilt die Bestellung als abgeschlossen und wird durch unser medizinisches Fachpersonal erbracht. So stellen wir sicher, dass nach Einreichung aller erforderlichen Angaben und Dokumente eine möglichst rasche Bearbeitung sowie zeitnahe Entscheide und Rückmeldungen erfolgen können.

Ja, die Anzahl der Personen, die Bestellungen erfassen ist nicht beschränkt. Dieses Recht kann von bestehenden Auftraggebenden mit wenigen Klicks innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. 

Der erste Prozessschritt einer Bestellung muss durch die auftraggebende Person vollständig abgeschlossen werden, damit die Bestellung gespeichert wird. Dazu gehören alle Informationen, die wir von Auftragenden benötigen. Im zweiten Prozessschritt kann die betroffene Person mittels des Tokenlinks mehrmals auf die Bestellung zugreifen und Informationen oder Unterlagen zu verschiedenen Zeitpunkten hochladen und speichern.

Das Bestellportal gibt pro Leistung an, welche Dokumente erforderlich sind.

Dokumente können als PDF (zukünftig auch PNG) hochgeladen werden.

Bitte laden Sie die erforderlichen Dokumente bis spätestens 48 Stunden vor Ihrem Termin im Bestellportal hoch. Danach wird der Link zum Bestellportal deaktiviert und ein Upload ist nicht mehr möglich.

Betroffene Personen können fehlende Unterlagen während des Bestellprozesses via Token-Link jederzeit hochladen (zwischenspeichern nicht vergessen). Nach Abschluss der Bestellung können keine Unterlagen mehr ins Portal geladen werden.

Für jede Bestellung kann eine betroffene Person erfasst werden. Wenn Sie dieselbe Leistung für mehrere Personen bestellen möchten, steht Ihnen – sofern Sie für den Massenupload berechtigt sind – die Möglichkeit offen, mehrere Bestellungen gesammelt per Excel-Upload zu erfassen.

Ja. Das Bestellportal versendet automatische E-Mails/Reminder.

Nein. Sie benötigen keine eigene digitale Signatur.
Für die Unterzeichnung wird Ihnen im Datenraum HMS die passende Signatur zur Verfügung gestellt. Je nach Dokumententyp kommt entweder eine einfache elektronische Signatur (EES) oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zum Einsatz.

Im digitalen Bestellprozess ist das physische Einsenden von Unterlagen nicht vorgesehen.
Wenn Sie Unterlagen nicht digital einreichen möchten, ist dies nur noch über den kostenpflichtigen manuellen Bestellprozess möglich, welcher vom Unternehmen übergeordnet freigegeben werden muss.

Hier erfassen Sie die Person, die wir bei Fragen zur Bestellung kontaktieren können, beispielsweise die vorgesetzte Person. Diese Person erhält zudem automatisch Kopien der Erinnerungs-E-Mails und kann dadurch nachvollziehen, an welcher Stelle sich die Bestellung aktuell befindet. Aus Datenschutzgründen enthalten diese E-Mails jedoch keinen persönlichen Token oder Zugriff auf die Daten der betroffenen Person.

Auch ohne eigene HIN-Mitgliedschaft können Sie eine HIN-Mail sicher öffnen. Klicken Sie dazu in der erhaltenen E-Mail auf «Verschlüsselte Nachricht lesen». Beim ersten Öffnen werden Sie aufgefordert, sich einmalig zu authentifizieren.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die erhaltene E-Mail und klicken Sie auf «Verschlüsselte Nachricht lesen».
2. Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus.
3. Geben Sie Ihre Mobilnummer ein und klicken Sie auf «Senden».
4. Sie erhalten per SMS einen Bestätigungscode.
5. Geben Sie den SMS-Code im vorgesehenen Feld ein und bestätigen Sie die Eingabe.
6. Anschliessend wird die verschlüsselte Nachricht geöffnet.

Optional können Sie das verwendete Gerät für künftige HIN-Mails merken lassen. Dann ist beim nächsten Öffnen auf diesem Gerät in der Regel keine erneute SMS-Bestätigung nötig.

Eine Schritt-für-Schritt-Erklärung finden Sie auch im HIN-Erklärvideo: https://www.youtube.com/watch?v=Jpp9LJEftU0

Falls Sie keinen SMS-Code erhalten, prüfen Sie bitte, ob die Mobilnummer korrekt eingegeben wurde, und fordern Sie den Code erneut an.

Wird ein Termin kurzfristig gebucht, also weniger als 48 Stunden vor dem Untersuchungstermin, wird kein Zugangslink zum Bestellportal mehr verschickt. In diesem Fall erhalten Sie die erforderlichen Unterlagen entweder per E-Mail oder direkt am Untersuchungstermin zum Ausfüllen. Sie müssen in diesem Fall nichts weiter unternehmen. Falls vor dem Termin noch Unterlagen benötigt werden, kontaktieren wir Sie direkt.

Für alle Leistungen, die eine Untersuchung oder eine persönliche Beratung/Abklärung durch uns benötigen, muss ein Termin vereinbart werden.

Falls erforderlich, wird die Terminbuchung im Prozess angezeigt und kann direkt vorgenommen werden. Falls Sie keine planET-Berechtigung haben, erledigen wir die Terminbuchung für Sie.

Die Änderung oder Stornierung eines Termins bleibt gleich: Sie erhalten mit der Terminbestätigung einen Zugangslink zum Termin und können diesen – sofern sie diesen selbst gebucht haben – anpassen.

Bitte teilen Sie uns möglichst frühzeitig telefonisch oder per E-Mail mit, falls sie einen vereinbarten Termin nicht wahrnehmen können. Termine können an Werktagen zu Bürozeiten bis 24 Stunden vor dem Termin kostenlos storniert oder verschoben werden. Termine, die weniger als 24 Stunden im Voraus abgesagt oder verschoben werden, stellen wir in Rechnung. Absagen oder Stornierungen an Wochenend- und Feiertagen können nicht berücksichtigt werden.

Das Bestellportal Lucy ist nur eine Eingabemaske, es werden jedoch keine Daten darin gespeichert.

Wir speichern und bearbeiten Ihre Personendaten grundsätzlich in der Schweiz. Es kann aber sein, dass Ihre Personendaten in bestimmten Fällen (z.B. beim Beizug bestimmten Dienstleistern) in die Mitgliedstaaten der EU/EWR und der EFTA übermittelt werden, welcher den gleichen Datenschutzvorgaben unterliegen. Weitere Informationen zur Bearbeitung Ihrer Personendaten durch HMS können Sie der allgemeinen Datenschutzerklärung von HMS entnehmen. 

Vorbehältlich von rechtlichen Verpflichtungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen) oder überwiegender Interessen von uns, speichern wir Ihre Personendaten nur so lange, wie es gemäss dem betreffenden Bearbeitungszweck, insbesondere für die Erbringung von arbeits-, betriebs- und verkehrsmedizinische Untersuchungen und Beratungen, notwendig ist. Da wir Ihre Personendaten aufgrund der Vertragsbeziehung mit Ihrer Arbeitgeberin/Ihrem Arbeitgeber besitzen, behalten wir Ihre Personendaten mindestens so lange, wie die Vertragsbeziehung besteht und Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche laufen oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen (i.d.R. für mindestens 20 Jahre). Sobald Ihre Personendaten nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Verjährungsfristen abgelaufen sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht, anonymisiert oder zumindest passiv gesetzt.

Zugriffe sind rollenbasiert. Als betroffene Person sehen Sie ihre eingegebenen Informationen sowie die Dokumente, die Sie hochgeladen haben. Auftraggebende haben keinen Zugriff auf diese Informationen und Dokumente.

Lucy ist eine webbasierte Anwendung und kann ohne lokale Installation genutzt werden. Für den Zugriff benötigen Sie lediglich ein internetfähiges Gerät sowie einen aktuellen Webbrowser.

Ja, Lucy kann auch auf mobilen Geräten genutzt werden. Die Anwendung ist so gestaltet, dass insbesondere die Sicht und Dateneingabe für betroffene Personen auch auf Smartphones und Tablets gut möglich ist. Für das Ausfüllen von Dokumenten ist ein Desktop-Computer empfohlen.

Sie können sich an support.lucy@hmsag.ch wenden: Bitte mit kurzer Fehlerbeschreibung und, wenn möglich, mit einem Screenshot.

Nein. Lucy und planET sind zwei voneinander unabhängige Systeme mit separaten Sitzungen. Deshalb kann es vorkommen, dass Sie in planET noch aktiv arbeiten, während Sie in Lucy nach 10 Minuten Inaktivität aus Sicherheitsgründen automatisch ausgeloggt werden.