Lucy – le portail de commande digital de HMS

Grâce à notre portail de commande, nous passons à un processus numérique pour la saisie des commandes. Vous pouvez y saisir vos commandes de nos services.

Non. Le portail de réservation planET sera certes intégré techniquement au nouveau portail de commande. Les utilisateurs de planET continueront toutefois à avoir accès à planET, avec les mêmes fonctionnalités qu'auparavant.

Toutes les personnes souhaitant commander un service (par exemple, un examen d'aptitude) auprès de nous doivent disposer d'un identifiant pour accéder au portail de commande. Cela concerne notamment les supérieurs hiérarchiques ou les responsables des ressources humaines.

Vous pouvez nous désigner une personne de votre entreprise pour accéder au portail de commande. Nous lui enverrons un lien d'inscription afin qu'elle puisse s'inscrire sur le portail et créer un identifiant. Elle pourra ensuite se connecter. Si nécessaire, les donneurs d'ordre peuvent inviter d'autres personnes à rejoindre le portail de commande.

Non. Le lien d’inscription permettant de créer un accès au portail de commande digital est valable 30 jours. Passé ce délai, il expire automatiquement.

Si vous invitez d’autres personnes à accéder au portail de commande, veuillez-vous assurer qu’elles puissent créer leur accès dans un délai de 30 jours.

Utilisez la fonction « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion.

Non. Les collaborateurs reçoivent un lien sous forme de jeton pour chaque commande et n'ont pas besoin de leurs propres identifiants de connexion.

Le lien Token permet d'accéder en toute sécurité à une seule commande afin d'y ajouter des informations et des documents.

Afin de garantir que les données nécessaires au service concerné soient saisies lors du processus de commande, nous avons mis en place un questionnaire en deux étapes, spécifique à chaque article.

Dans une première étape du processus, le donneur d'ordre sélectionne le service souhaité, puis saisit ses coordonnées générales et de contact, ainsi que d'autres informations pertinentes pour la commande.
Dans une deuxième étape du processus, la personne concernée complète les informations pertinentes supplémentaires et télécharge les documents requis.

Ce n’est qu’une fois ces deux étapes entièrement franchies que la commande est considérée comme finalisée et qu’elle est traitée par notre personnel médical spécialisé. Nous garantissons ainsi, une fois toutes les informations et tous les documents requis fournis, un traitement aussi rapide que possible ainsi que des décisions et des retours dans les meilleurs délais.

Oui, il est possible d'enregistrer plusieurs donneurs d'ordre par entreprise. Ce droit peut être transféré rapidement et sans formalités administratives au sein de l'entreprise par les donneurs d'ordre existants. 

La première étape du processus d'une commande doit être entièrement complétée par le demandeur pour que la commande soit enregistrée. Cela comprend toutes les informations dont nous avons besoin de la part des demandeurs. Lors de la deuxième étape du processus, la personne concernée peut accéder à la commande à plusieurs reprises via le lien du jeton et télécharger et enregistrer des informations ou des documents à différents moments.

Le portail de commande indique, pour chaque prestation, les documents requis.

Les documents peuvent être téléchargés au format PDF (et bientôt au format PNG).

Les personnes concernées peuvent à tout moment télécharger les documents manquants via le lien du jeton pendant le processus de commande (n'oubliez pas de les enregistrer temporairement). Une fois la commande terminée, il n'est plus possible de télécharger des documents sur le portail.

Une personne concernée peut être enregistrée pour chaque commande. Si vous souhaitez commander le même service pour plusieurs personnes, vous avez la possibilité – à condition d'être autorisé à effectuer un téléchargement groupé – de saisir plusieurs commandes en une seule fois via un fichier Excel.

Oui. Le portail de commande envoie des e-mails et des rappels automatiques.

Non. Vous n'avez pas besoin de votre propre signature numérique.
Pour la signature, la signature appropriée vous sera fournie dans l'espace de données HMS. Selon le type de document, on utilise soit une signature électronique simple (EES), soit une signature électronique qualifiée (QES).

Le processus de commande en ligne ne prévoit pas l'envoi physique de documents.
Si vous ne souhaitez pas soumettre vos documents sous forme numérique, cela n'est désormais possible que via le processus de commande manuel payant, qui doit être validé par la direction de l'entreprise.

Indiquez ici la personne que nous pouvons contacter en cas de questions sur la commande, par exemple le/la supérieur(e) hiérarchique. Cette personne recevra également automatiquement des copies des courriels de rappel et peut ainsi suivre l’état d’avancement de la commande. Pour des raisons de protection des données, ces courriels ne contiennent toutefois aucun identifiant personnel ni aucun accès aux données de la personne concernée.

Même si vous n’êtes pas membre de HIN, vous pouvez ouvrir un e-mail HIN en toute sécurité. Pour ce faire, cliquez sur « Lire le message crypté » dans l’e-mail que vous avez reçu. Lors de la première ouverture, vous serez invité à vous authentifier une seule fois.
 

Procédez comme suit :

• Ouvrez l’e-mail que vous avez reçu et cliquez sur « Lire le message crypté ».
• Sélectionnez la langue de votre choix.
• Saisissez votre numéro de portable et cliquez sur «Envoyer».
• Vous recevrez un code de confirmation par SMS.
• Saisissez le code reçu par SMS dans le champ prévu à cet effet et confirmez la saisie.
• Le message crypté s’ouvrira alors.

Vous pouvez également choisir de mémoriser l’appareil utilisé pour les futurs e-mails HIN. Ainsi, lors de la prochaine ouverture sur cet appareil, aucune nouvelle confirmation par SMS ne sera généralement nécessaire.

Vous trouverez également des explications étape par étape dans la vidéo explicative HIN : https://www.youtube.com/watch?v=Jpp9LJEftU0

Si vous ne recevez pas de code par SMS, veuillez vérifier que le numéro de portable a bien été saisi correctement, puis demandez à nouveau le code.

Si votre rendez-vous a été fixé à court terme, c'est-à-dire moins de 48 heures avant la date de l'examen, aucun lien d'accès au portail de commande ne vous est envoyé. Dans ce cas, vous recevrez les documents nécessaires soit par e-mail, soit directement lors de votre rendez-vous afin de les compléter. Vous n'avez aucune démarche supplémentaire à effectuer. Si d'autres documents sont nécessaires avant votre rendez-vous, nous vous contacterons directement.

Pour tous les services nécessitant un examen ou une consultation/évaluation individuelle de notre part, il est nécessaire de prendre rendez-vous.

Si nécessaire, la prise de rendez-vous s'affiche dans le processus et peut être effectuée directement. Si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour planET, nous nous chargeons de prendre le rendez-vous pour vous.

La procédure pour modifier ou annuler un rendez-vous reste inchangée : avec la confirmation de rendez-vous, vous recevez un lien d'accès au rendez-vous et pouvez le modifier, à condition de l'avoir réservé vous-même.

Veuillez nous prévenir par téléphone ou par e-mail dès que possible si vous ne pouvez pas vous présenter à un rendez-vous convenu. Les rendez-vous peuvent être annulés ou reportés sans frais les jours ouvrables, pendant les heures de bureau, jusqu'à 24 heures avant le rendez-vous. Les rendez-vous annulés ou reportés moins de 24 heures à l'avance seront facturés. Les annulations ou reports effectués pendant le week-end ou les jours fériés ne peuvent pas être pris en compte.

Le portail de commande Lucy n'est qu'un formulaire de saisie ; aucune donnée n'y est toutefois enregistrée.

En principe, nous stockons et traitons vos données à caractère personnel en Suisse. Il peut toutefois arriver que, dans certains cas (par exemple, lorsque nous faisons appel à certains prestataires de services), vos données à caractère personnel soient transférées vers des États membres de l'UE/EEE et de l'AELE, qui sont soumis aux mêmes exigences en matière de protection des données. Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement de vos données à caractère personnel par HMS dans la politique de confidentialité générale de HMS. 

Sous réserve d'obligations légales (par exemple, les délais de conservation légaux) ou d'intérêts prépondérants de notre part, nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement concerné, notamment pour la réalisation d'examens et de consultations en médecine du travail, d'entreprise et de la circulation. Étant donné que nous détenons vos données personnelles en raison de la relation contractuelle avec votre employeur, nous conservons vos données personnelles au moins aussi longtemps que la relation contractuelle existe et que les délais de prescription pour d'éventuelles prétentions courent ou que des obligations contractuelles de conservation s'appliquent (en règle générale pendant au moins 20 ans). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires et que les obligations légales de conservation ainsi que les délais de prescription ont expiré, elles sont en principe et dans la mesure du possible supprimées, anonymisées ou au moins mises en mode passif.

Les droits d'accès sont définis en fonction des rôles. En tant que personne concernée, vous pouvez consulter les informations que vous avez saisies ainsi que les documents que vous avez téléchargés. Les donneurs d'ordre n'ont pas accès à ces informations ni à ces documents.

Lucy est une application web qui peut être utilisée sans installation locale. Pour y accéder, il vous suffit d'un appareil connecté à Internet et d'un navigateur web à jour.

Oui, Lucy est également compatible avec les appareils mobiles. L'application est conçue de manière à ce que les personnes concernées puissent facilement la consulter et saisir des données, notamment sur les smartphones et les tablettes. Il est recommandé d'utiliser un ordinateur de bureau pour remplir les documents.

Vous pouvez contacter support.lucy@hmsag.ch : merci de joindre une brève description du problème et, si possible, une capture d'écran.

Non. Lucy et planET sont deux systèmes distincts et indépendants, avec des sessions séparées. C’est pourquoi il peut arriver que vous travailliez encore activement dans planET, tandis que vous êtes automatiquement déconnecté(e) de Lucy après 10 minutes d’inactivité pour des raisons de sécurité.